Stappenplan voor efficiënt debiteurenbeheer = meer geld op de rekening

Als ondernemer is het ongetwijfeld je focus om zo veel mogelijk mensen te helpen. Maw hard werken en hopen dat er voldoende centen op de rekening staan. Het saldo van je rekening in de gaten houden is alvast een goede gewoonte! Maar wat als je dit saldo kan verbeteren?

Al te dikwijls stellen wij vast dat ondernemers 6 maanden omzet financieren van hun klanten.

Verder volgt een stappenplan om je klanten goed op te volgen!

Meten is weten

Meten is weten, zegt men wel eens. Zeker in een onderneming is dit een waarheid als een koe. Hiervoor kan je KPI’s, Kritieke Prestatie Indicatoren, gebruiken: een aantal variabelen die dienen om de prestaties van je bedrijf te meten met als doelstelling deze te verbeteren. Trap niet in de val om honderden KPI’s te willen opvolgen, want dan schiet je het doel voorbij. Denk na over de doelstelling die je wil bereiken, en kies een aantal KPI’s die je daarbij ondersteunen. Je resultaten zullen niet alleen verbeteren, ook je medewerkers zullen meer gemotiveerd zijn.

Kies voor KPI’s die jouw bedrijf op dit moment het best verder helpen. Als je klanten een gemiddelde betalingstermijn van 14 dagen hebben, dan loopt dit op zich wel goed. Wordt dit 180 dagen dan vraagt dit aandacht.

Welke KPI’s kan je opvolgen voor effectief debiteurenbeheer?

Bekijk elke week volgende KPI’s:

Z

Netto kassaldo (Net Cash Balance)

Het netto kassaldo betreft de totale hoeveel geld op een financiële rekening, berekend door alle stortingen bij het initiële saldo toe te voegen en alle uitgaven of betalingen af te trekken. Wellicht is het reeds een automatisme om deze KPI op te volgen.

Z

Gemiddelde betalingstermijn (Days Sales Outstanding (DSO))

De gemiddelde betalingstermijn wijst op het aantal dagen dat je onderneming gemiddeld nodig heeft om openstaande facturen te innen nadat een verkoop heeft plaats gevonden.

Dit kan je gemakkelijk berekenen door het totaal openstaand bedrag / omzet per maand (of dag). Ben je tevreden met de uitkomst of valt dit toch tegen?

Voorbeeld: Je omzet per maand is € 50.000 en je openstaand saldo is € 75.000, dan is je gemiddelde betalingstermijn 1,5 maand.  Je kan dit ook per klant berekenen. Zo haal je meteen de klanten eruit die op systematische wijze je gevraagde betalingstermijn niet respecteren.

Z

Vervaldagen balans (Receivables per Aging Bucket)

De vorderingen per verouderingssegment toont de openstaande facturen die tussen 1 en 30 dagen vervallen zijn, tussen 30 en 60 dagen, tussen 60 en 90 dagen, of meer dan 90 dagen. Welk bedrag bevindt zich in welke categorie? Bedragen tussen 1 en 30 dagen zijn met wat aandacht het gemakkelijkste te innen. Hoe langer je wacht, des te moeilijker wordt het inningsproces.

Het spreekt voor zich dat je zelf de tijdsintervallen (30-60-90 of 15-30-45 dagen) kan kiezen.

Z

Netto werk kapitaal (Net Working Capital)

Het netto werkkapitaal is het verschil tussen de vlottende activa (voorraden, debiteuren, liquide middelen) en de vlottende passiva (crediteuren en overige kortlopende schulden) op de balans van een onderneming. De liquiditeit is voldoende indien de vlottende activa groter zijn dan het vreemd vermogen op korte termijn.

Maw: Stel dat je vandaag stopt, kan je dan alle korte termijn schulden betalen? Zijn de openstaande facturen en de gelden die je ter beschikking hebt groter dan de openstaande aankopen?

Als je voor iedere doelstelling van je onderneming een aantal KPI’s moet opvolgen, dan is het een hele klus om al je cijfers te verzamelen en te berekenen. Een tool zoals Dashboards4KMO doet dit werk voor jou, zodat je je meteen op de interpretatie van de KPI’s kan focussen, en navenant acties kan ondernemen.

Je hebt dan een overzicht op één bladzijde met jouw belangrijkste cijfers.

9 actiepunten voor een optimaal debiteurenbeheer

Je KPI’s opvolgen is één. Hoe kan je je score op elkéén van deze punten nu verbeteren? Welke acties kan je ondernemen?

 

Voor verkoop:

  1. Onderzoek de kredietwaardigheid van je potentiële klanten. Zullen zij in staat zijn om je facturen tijdig en correct te betalen?
  2. Laat de klant de betalingstermijn en -voorwaarden ondertekenen, inclusief schadebeding en verwijlinteresten voor wanneer de klant de vervaldata niet respecteert .
  3. Voor repetitieve facturen, kies voor automatische inning via SEPA direct. Na een éénmalige opzet van de domiciliëring, hoef je alvast niet meer te jagen achter betaling van deze facturen. Meer lezen.

 

Na verkoop:

 

  1. Hoe vaak factureer je? Hoe frequenter, hoe sneller de betalingen ook zullen binnen komen.
  2. Stuur je facturen per post of elektronisch? Indien per post: durf digitaliseren! Het zal je tijd en geld besparen. Aangezien de klant zijn factuur ook sneller ontvangt, is er meer kans op een tijdige betaling.
  3. Hoe vaak stuur je aanmaningen? Manueel of automatisch? Per post of elektronisch? Automatiseer je aanmaningen, deze moeten met één druk op de knop uit je software rollen.
  4. Wat doe je als er geen gevolg wordt gegeven aan de eerste aanmaning? Efficiënter dan een tweede rappel sturen is telefonisch contact nemen en onderzoeken wat de reden van niet-betaling is. Vaak kan er in een één op één gesprek veel uitgeklaard en opgelost worden.
  5. Bouw een emotionele relatie op met je debiteur. Dit verhoogt de kans dat jij als eerste centen krijgt ipv de vele andere schuldeisers.
  6. Hoe volg je betalingsbeloftes of een betalingsplan op? Manueel is dit vaak zeer tijdrovend. Weet dat er tools bestaan, zoals SmartDebit voor Venice Business Software, die actiepunten genereren en bijhouden, zodat probleemgevallen structureel opgevolgd kunnen worden.

Alhoewel efficiënt debiteurenbeheer niet altijd op de prioriteitenlijst van een KMO staat, is het toch aangeraden om hier aandacht aan te besteden. Met een aantal goede gewoontes kom je al een heel eind. Het saldo van je rekening zien verbeteren, geeft niet alleen een geruster gevoel, het is ook de basis voor verdere groei.